作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，80%的時(shí)間都是在溝通，而開(kāi)會(huì)是溝通的主要形式之一?？刹簧夙?xiàng)目經(jīng)理一遇到開(kāi)會(huì)就頭疼，明明開(kāi)會(huì)說(shuō)好的，到最后卻往往天差地別。

組織一場(chǎng)成功的會(huì)議都要經(jīng)歷會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中管控、會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)。

首先會(huì)前準(zhǔn)備。項(xiàng)目經(jīng)理需要先明確會(huì)議主題和目標(biāo)、比如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、項(xiàng)目策劃會(huì)等。同時(shí)要做好會(huì)議議程準(zhǔn)備，明確會(huì)議推進(jìn)步驟、參會(huì)人員的責(zé)任分工以及會(huì)議進(jìn)程時(shí)間把控。其次包括會(huì)議所需資料、會(huì)議資源需求、場(chǎng)地安排等等。同時(shí)需要規(guī)定好會(huì)議規(guī)則，并提前告知參會(huì)人員。

然后是會(huì)中管控。項(xiàng)目經(jīng)理需要做好三個(gè)方面，分別是開(kāi)場(chǎng)賦能、過(guò)程干預(yù)以及會(huì)議總結(jié)。一般情況下都是由項(xiàng)目經(jīng)理?yè)?dān)任會(huì)議主持人，所以在會(huì)議開(kāi)始時(shí)要向參會(huì)人員介紹會(huì)議主題和目標(biāo)，必要時(shí)可以說(shuō)一下會(huì)議規(guī)則要求。同時(shí)過(guò)程中對(duì)于會(huì)議超時(shí)、話(huà)題討論激烈、發(fā)言?xún)?nèi)容過(guò)于分散和偏離主題等情況進(jìn)行把控，可以叫暫停、改形式等等。其次在會(huì)議結(jié)束后一定要進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，形成會(huì)議決議。

最后是會(huì)后跟蹤。一場(chǎng)高效成功的會(huì)議最重要的就是有結(jié)果，而要有結(jié)果就必須追蹤執(zhí)行，所以，會(huì)后要及時(shí)把所有會(huì)議要素整理發(fā)送與會(huì)人員。對(duì)于會(huì)上要求完成的事項(xiàng)，確定好責(zé)任人和完成時(shí)間。另外還需要有人去跟蹤落實(shí)會(huì)議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，直到會(huì)議決議任務(wù)關(guān)閉。